L'anagrafe condominiale è una sorta di "carta di identità" ovvero una "scheda dell'immobile" contenente le notizie anagrafiche e patrimoniali essenziali utili per identificare tutti i partecipanti al condominio.

La legge n. 220/2012 ha modificato l’art. 1130 c.c. specificando che l’amministratore dovrà curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale. Possiamo paragonare l’anagrafe ad una sorta di “carta di identità” ovvero una “scheda dell’immobile” contenente le notizie anagrafiche e patrimoniali essenziali utili per identificare tutti i partecipanti al condominio. Con l’istituzione di questo registro, il Legislatore ha inteso attribuire all’amministratore un compito volto alla raccolta di dati, dandone una immediata disponibilità dei dati che verranno convogliati nei propri archivi per una più duttile e puntuale amministrazione dello stabile.

Tale registro è finalizzato a garantire una maggiore trasparenza della composizione della compagine condominiale sia nei rapporti interni tra comproprietari e tra questi ultimi e l’ amministratore sia nei rapporti esterni con i privati e le pubbliche autorità. Per le caratteristiche descritte, il registro assolve primariamente una funzione conoscitiva.

Per quanto concerne la riservatezza dei dati raccolti, tutti i dati che saranno archiviati all’interno dell’anagrafe dovranno essere trattati seguendo le indicazioni dettate dal Garante della Privacy in merito alla protezione dei dati personali. A tal proposito già nel 2006 il Garante ebbe modo di precisare che tutti le operazioni di trattamento dati devono essere effettuate nell’ambito delle attività connesse all’amministrazione di condominio. Quindi, alla luce di quanto disposto dal Codice in materia di protezione dei dati personali (ex art. 11 d.lgs. 196/2003), l’amministratore potrà trattare solo le informazioni personali, pertinenti e necessarie alla attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni e dei singoli partecipanti della collettività condominiale (proprietari/usufruttari ecc.) Sempre in riferimento al Codice della privacy, in virtù dell’art 24 comma 1, lett. a,b,c, l’amministratore potrà acquisire anche informazioni dei soggetti che non rientrano direttamente la compagine condominiale (inquilini), partendo da due principi fondamentali:

  • il condòmino non è tenuto a fornire le prove documentali delle informazioni rese all’amministratore per la tenuta del registro di anagrafe condominiale;
  • l’amministratore può trattare solo informazioni pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità da perseguire.

Quali dati sono raccolti:

  • le informazioni dei proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari che consentono di identificare e contattare i singoli partecipanti al condominio (numeri di telefono/fax/mail) comprensivi di codice fiscale, residenza o domicilio;i
  • dati catastali: la sezione urbana, il foglio, la particella, il subalterno in cui è collocata l’unità immobiliare.